Entrée en vigueur le 5 septembre 2022. Mise à jour le 14 septembre 2023.

Conditions générales

Si vous continuez à naviguer et utiliser ce site, vous acceptez de respecter et d’être lié par ces termes et conditions d’utilisation et notre politique de confidentialité régies par Ekinox Physiothérapie et bien-être Inc.

Le terme Ekinox ou « nous » désigne le propriétaire du site Web dont le siège social est au 11, boul. de la Cité-des-Jeunes Est, local 101, Vaudreuil-Dorion, Québec J7V 0N3

Ekinox est une clinique interdisciplinaire de plus de 30 professionnels en santé physique et mentale offrant des services en physiothérapie, ergothérapie, ostéopathie, massothérapie, psychologie, etc.

L’utilisation de ce site est soumise aux conditions d’utilisation suivantes :

Le contenu des pages de ce site est seulement pour votre information générale sur notre clinique, notre approche, nos services, nos partenaires, notre équipe ainsi que des hyperliens vers différents sites. Elle est sujette à des changements sans préavis.

Ni nous ni aucun tiers ne fournirons aucune garantie quant à l’exactitude, la rapidité, la performance, l’exhaustivité ou la pertinence de l’information et des matériaux trouvés ou offerts sur ce site pour un usage particulier. Vous reconnaissez que ces informations et matériaux peuvent contenir des inexactitudes ou des erreurs et nous excluons expressément toute responsabilité pour les inexactitudes ou erreurs dans toute la mesure permise par la loi.

Votre utilisation de toute information ou matériel sur ce site est entièrement à vos risques et périls, pour lesquels nous ne sommes pas responsables. Ce site contient du matériel qui est la propriété de notre compagnie. Ce matériel inclut, mais n’est pas limité à, la conception, la présentation, l’aspect et les graphiques. Toute reproduction est interdite, sauf en conformité avec l’avis de droit d’auteur, qui fait partie de ces termes et conditions.

Consentement 

Les utilisateurs conviennent qu’en utilisant notre site, ils consentent à : 

  1. Les conditions générales énoncées dans la présente politique de confidentialité et 
  2. La collecte, l’utilisation et la conservation des données énumérées dans la présente politique. 

Que vise-t-on par « renseignements personnels » ?

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels? 

Nous ne collectons que les renseignements personnels fournis par une personne physique et nécessaires à l’exécution des services offerts chez Ekinox. Nous recueillons les renseignements directement de vous, à moins que vous n’ayez consenti à ce que nous les recueillions auprès de tiers ou que la loi nous y autorise. Nous ne pouvons divulguer vos renseignements personnels à quiconque sans votre consentement, à l’exception de ce qui pourrait être requis par la loi. 

Les renseignements recueillis peuvent comprendre, sans se limiter à : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, courriel, bilan médical, etc.

Renseignements personnels collectés de façon non automatique sur notre site web

Les renseignements collectés de façon non automatique sur notre site web sont recueillis volontairement lors de l’envoi de formulaires en ligne pour communiquer avec nous (formulaire de contact), pour nous envoyer votre candidature pour une offre d’emploi (formulaire pour postuler) ou pour vous inscrire à nos infolettres via la page d’accueil. 

Lorsque vous communiquez à l’aide de ces formulaires, vous devez nous fournir les informations suivantes : votre nom, adresse courriel et rédigez votre message dans l’espace prévu à cet effet. Notre personnel traite ces courriels avec le même niveau de confidentialité que pour la correspondance papier.

Renseignements personnels collectés automatiquement sur notre site web

Lorsque vous consultez notre site, nous pouvons automatiquement recueillir et conserver les renseignements suivants : 

  1. Votre adresse IP;
  2. Lieu;
  3. Détails matériels et logiciels;
  4. Les pages que vous visitez;
  5. La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
  6. Liens cliqués tout en utilisant le site; 
  7. Contenu que vous consulter sur le site; 
  8. L’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web;
  9. L’identification de votre fournisseur d’accès à Internet.

La plupart des informations collectées automatiquement ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

Comment utilise-t-on mes renseignements?

Gestion et exécution de nos services

De façon générale, nous utilisons vos renseignements afin de : 

  • Administrer notre entreprise et exécuter nos services comme convenu;
  • Gestion et facturation (relevés, factures, rappels et paiements);
  • Communication non publicitaire (appels, courriels, confirmations et rappels de rendez-vous). Vous pouvez choisir votre moyen de contact lors de votre première visite et modifier votre consentement en tout temps en communiquant avec nous;
  • Répondre à vos demandes relatives à votre dossier;
  • Administrer et personnaliser notre site web selon vos préférences et afin de vous fournir les services réservés par ce biais.

Nos courriel professionnels sont hébergés sur Microsoft Office dont les serveurs sont situés au Canada.

Dans le cadre des services offerts par nos fournisseurs et à des fins promotionnelles

Il peut arriver que nous collaborions avec des fournisseurs de service externes ou mandataires afin d’offrir un service de qualité supérieur, garantir une administration adéquate de nos services ou pour répondre à vos demandes. Avant de leur transmettre toute information, ces fournisseurs ou mandataires doivent s’engager à respecter la législation en matière de protection des renseignements personnels, sont liés par une entente de confidentialité et doivent utiliser les renseignements fournis uniquement en relation avec les services destinés à Ekinox. 

Si un fournisseur de service souhaite vous demander directement des informations supplémentaires et que vous consentez à fournir ces informations, la politique de confidentialité du fournisseur externe s’applique à cette communication.

Vos données personnelles sont stockées sur notre logiciel clinique Medexa, une entreprise québécoise hébergeant vos données au Québec. Nous l’utilisons pour la gestion des dossiers clients, des horaires, de la facturation et de nos communications.

Lorsque vous accédez à vos exercices de physiothérapie, vos données sont partagées avec notre logiciel d’exercices Physiotec, accessible via notre logiciel de gestion clinique. Physiotec développe, fournit et entretient le logiciel d’exercices de physiothérapie et héberge les données d’exercices, y compris vos données personnelles au Canada. Physiotec ne peut procéder au traitement de vos données sans notre autorisation.

  1. Infolettres et sondages de satisfaction 

Nous pouvons à l’occasion utiliser vos données personnelles afin de vous envoyer notre infolettre par courriel via la plateforme Cyberimpact, une entreprise montréalaise dont les serveurs sont situés au Québec. Vous pouvez modifier votre consentement en tout temps en vous désabonnant ou en nous informant de votre volonté de ne plus recevoir ces infolettres.

Nous utilisons également vos données afin de vous envoyer des sondages de satisfaction par le biais de notre fournisseur tiers, InputKit, une entreprise québécoise dont les serveurs sont hébergés au Canada. Vous pouvez modifier votre consentement en tout temps en vous désabonnant ou en nous informant de votre volonté de ne plus recevoir ces sondages.

  1. Utilisation de Google Analytics

L’entreprise Ekinox utilise sur ce site Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web.

À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant votre navigation sur ce site, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de votre fournisseur de service Internet et votre position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.

Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur ce site, ce qui permet au ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale d’améliorer sa prestation électronique de services. Google ne mettra en aucun cas en relation les renseignements collectés sur ce site avec une autre donnée qu’il conserve.

Si vous le désirez, vous pouvez empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à votre navigation en installant sur votre ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

  1. Politique sur les cookies

Un cookie est un petit fichier, stocké sur le disque dur d’un utilisateur par le site Web. Son but est de recueillir des données relatives aux habitudes de navigation de l’utilisateur.

Nous utilisons les cookies suivants sur notre site : 

  1. Cookies analytiques

Cela nous permet d’améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site en recueillant des données sur le contenu auquel vous accédez et sur lequel vous vous accrochez en utilisant notre site.

  1. Cookies de ciblage 

Ces cookies collectent des données sur la façon dont vous utilisez le site et vos préférences. Cela nous permet de rendre les informations que vous voyez sur notre site plus promotionnelles et ciblées pour vous.

Vous pouvez choisir d’être averti chaque fois qu’un cookie est transmis. Vous pouvez également choisir de désactiver les cookies entièrement dans votre navigateur Internet ou via le formulaire accessible lors de votre visite sur notre site web, mais cela peut diminuer la qualité de votre expérience d’utilisation.

Autres divulgations

Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d’autres tiers sauf dans les cas suivants : 

  1. Si la loi l’exige;
  2. Si elle est requise pour toute procédure judiciaire;
  3. Pour prouver ou protéger nos droits légaux;
  4. À des acheteurs ou des acheteurs potentiels de cette société dans le cas où nous cherchons à vendre la société.

Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.

Comment protégeons-nous vos données?

Nous prenons des précautions technologiques, organisationnelles et matérielles rigoureuses pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre toute utilisation, consultation, divulgation, diffusion, perte ou modification non autorisée. Ces renseignements ne seront accessibles qu’aux employés et aux parties tiers autorisées qui en ont besoin pour remplir adéquatement leurs fonctions, et l’accès sera limité aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de ces fonctions, les mêmes restrictions s’appliquent à nos tiers fournisseurs de services.

Les documents physiques sont stockés dans un local ou un classeur indépendant, fermé à clé et accessible qu’aux personnes autorisées. Les informations personnelles détenues de façon électronique sont accessibles par le biais d’un mot de passe indépendant pour les utilisateurs autorisés.

Toutefois, alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d’utilisateur sont sécurisées et que les utilisateurs sont protégés, il reste toujours du risque de préjudice. L’internet en sa totalité peut être, parfois peu sûr et donc nous sommes incapables de garantir la sécurité des données des utilisations au-delà de ce qui est raisonnablement pratique. 

Vos renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel sont strictement utilisés pour traiter votre demande et ne seront communiqués qu’à la personne concernée si votre demande la concerne directement, afin qu’elle puisse assurer le suivi nécessaire. Bien que nos courriels professionnels soient protégés à l’aide de mot de passe indépendant et les documents (contenant des renseignements personnels) envoyés par courriel soient chiffrés avec un mot de passe, vous reconnaissez que la transmission d’informations sur internet est intrinsèquement non sécurisée et pour les raisons mentionnées ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations que vous envoyez via internet.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles?

Les renseignements personnels recueillis à quelques fins que ce soit ne sont conservés que pour la durée nécessaire à cette fin ou à ces fins. Pour être conforme à l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (OPPQ) et les demandes gouvernementales, vos renseignements personnels peuvent être conservés pendant six ans, à la suite de la fermeture de votre dossier en clinique. Ensuite, vos informations personnelles sont détruites physiquement ou électroniquement.

Vos droits en tant que client ou employé

En tant que client ou employé et en vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous avez le droit de demander un accès à tous vos renseignements personnels (ci-après, RP) détenus à votre sujet par notre entreprise. Par renseignements personnels, on entend toutes informations permettant de vous identifier directement ou indirectement.

Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire suivant et l’acheminer au responsable de la protection des RP.

En vertu de la nouvelle version de l’article 28 de la de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui est entré en vigueur en septembre 2023, vous avez le droit de demander que soient rectifiés tous les RP collectés, conservés, consultés ou communiqués à votre sujet par notre entreprise.

Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire suivant et l’acheminer au responsable de la protection des RP.

En vertu de la nouvelle version de l’article 28.1 de la de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui est entré en vigueur en septembre 2023, vous avez le droit de demander que soient désindexés tous les RP rendus publiquement accessibles sur le Web à votre sujet par notre entreprise.

Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire suivant et l’acheminer au responsable de la protection des RP.

Avis de nomination du responsable de la protection des renseignements personnels dans le cadre des services dispensés par Ekinox Physiothérapie et bien-être

En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notre entreprise nomine Maxime Besner à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.

En tant que responsable, Maxime Besner s’assurera que les meilleures pratiques en matière de gestion des renseignements personnels soient toujours en vigueur au sein de notre entreprise.

C’est également en ses qualités de responsable de la protection des renseignements personnels que Maxime Besner recevra et honorera toutes demandes d’accès, de rectification ou de désindexation des renseignements personnels provenant d’un client ou d’un employé de notre entreprise.

En tout temps, il est possible de contacter Maxime Besner à l’aide des coordonnées suivantes :

MAXIME BESNER, responsable de la protection des RP pour
Ekinox Physiothérapie et bien-être inc.
11 boul. de la Cité-des-Jeunes Est, local 101
Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 0N3
450 455-0111
[email protected]

Droits de propriété intellectuelle

Comme indiqué précédemment, notre site est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle. À moins d’indication contraire, tous les éléments de l’interface graphique, les contenus éditoriaux et multimédias, ainsi que tous les éléments créés spécifiquement pour ce site sont la propriété exclusive de Ekinox Physiothérapie et bien-être Inc. La reproduction et l’utilisation de tout document ou information publié sur le site sont strictement interdites sans l’autorisation expresse et écrite de Ekinox, sauf pour un usage personnel et privé.

Modification de cette politique

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement à notre processus de collecte de données. Nous recommandons à nos utilisateurs de vérifier notre politique de temps à autre pour s’assurer qu’ils soient informés de toute mise à jour. Au besoin, nous pouvons informer les utilisateurs par courriel des changements apportés à cette politique.

Contact 

Si vous avez des questions à nous poser, n’hésitez pas à communiquer avec nous en utilisant ce qui suit : 

EKINOX PHYSIOTHÉRAPIE ET BIEN-ÊTRE INC.

11, boul. de la Cité-des-Jeunes, local 101
Vaudreuil-Dorion, Québec J7V 0N3
Tél. : 450 455-0111
Fax : 450 455-0141
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